Archief gemeente niet in orde, papieren zonder verklaring vernietigd

Het archiefbeheer van de gemeente Meerssen is niet in orde. Dat stelt het Historisch Centrum Limburg (HCL) na inspectie. Het HCL geeft de gemeente een onvoldoende. Volgens de organisatie is er de laatste jaren niet door ontwikkeld op het gebied van archiefbeheer. Tijdens het onderzoek is naar voren gekomen dat de gemeente niet beschikt over een compleet overzicht van het archief. Ook wordt in het archief nog niet volledig digitaal gewerkt en zijn er complete papieren dossiers opgeslagen. Verder worden er regelmatig papieren vernietigd zonder een verklaring hiervoor.

Overstromingen, corona en weglopend personeel
De doorontwikkeling van het archiefbeheer is tijdelijk stil gelegd omdat Meerssen een regiegemeente zou gaan vormen met Maastricht. Maar dat plan is eind 2020 stopgezet na de bestuurscrisis in Meerssen. Daarna is de doorontwikkeling weer opgepakt. De coronacrisis en de overstromingen van juli hebben ervoor gezorgd dat er minder capaciteit is om de doorontwikkeling op te pakken. Ook de uitval en vertrek van personeel heeft ervoor gezorgd dat het archiefbeheer stil lag. Doordat regelmatig personeel vertrekt moeten nieuwe, vaak tijdelijke, werknemers worden ingewerkt.

Vernietigen van papieren
Volgens het rapport worden er ook regelmatig papieren vernietigd. "Er worden blijkbaar geen lijsten meer opgesteld van te vernietigen dossiers en deze komen ook niet meer bij afdelingshoofden terecht ter controle hiervan. Er worden ook geen verklaringen van vernietiging opgemaakt", schrijven de onderzoekers in hun rapport.

Calamiteitenplan
In 2017 was er ook een inspectie van het archief. Toen was 4.1 fulltime-equivalent (fte) beschikbaar voor archiefbeheer, op dit moment is dat 2.4 fte. "En dat terwijl de werkzaamheden niet minder geworden zijn en veel werkzaamheden dubbel uitgevoerd (analoog en digitaal) moeten worden," aldus de HCl in hun rapport. Verder is de zogenoemde 'klimaatlogging', oftewel het regelen van de luchtvochtigheid en de temperatuur in handen van een extern bedrijf. Daardoor is het voor de gemeente omslachtig om dit zelf te monitoren. Ook heeft de gemeente geen calamiteitenplan in het geval van wateroverlast of brand.

In het rapport worden aanbevelingen gedaan. Er is een plan van aanpak gemaakt door de gemeente, daarin worden ook de aanbevelingen verdeeld in urgenties.